Sebanyak 60 % proyek IT System gagal, sementara 80 % mengaku tidak puas dengan hasilnya. Kegagalan Proyek Implementasi IT System yang sangat tinggi tersebut disebabkan oleh berbagai hal.
Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Amanah Solution setidaknya terdapat 10 variabel faktor paling mempengaruhi kegagalan implementasi Sistem Informasi. Ke-10 tersebut sebagaimana berikut : (faktor lain juga ada, hanya belum tercatat disini)
1. Vendor yang tidak memiliki kapabilitas dari sisi kemampuan
Sebagaimana profesi lain maka dalam dunia pemrograman juga berlaku kaidah pengalaman. Orang yang masih baru tentu berbeda kapabilitasnya dengan orang yang lebih berpengalaman. Anda harus memilih gender yang setidaknya telah memiliki pengalaman 5 tahun keatas.
Selain itu vendor tersebut harus sudah pernah mengerjakan beberapa project it system. Bukan hanya project software sederhana akan tetapi project yang sifatnya manajemen atau pengelolaan sistem.
Terkadang orang awam tidak bisa menilai kapabilitas sebuah perusahaan IT. Ada baiknya untuk bekerjasama dengan intermediet dalam fit and proper test perusahaan IT yang menjadi calon partner vendor anda.
2. Vendor yang terlalu percaya diri (over confidence)
Kepercayaan diri terlalu berlebihan biasanya berangkat dari etitut meremehkan proyek atau pekerjaan. Biasanya hal ini muncul dari karakteristik vendor yang digawangi oleh anak-anak muda yang belum terlalu berpengalaman.
Dengan ilmu yang belum seberapa dari kampus berbekal lebih ke teknikal sudah menjadikan overconfidence. Padahal untuk menangani sistem yang rumit dibutuhkan pengalaman dan jam terbang yang yang cukup dan biasanya bertahun-tahun.
Okelah untuk software yang sederhana dan bersifat teknikal bisa di handle. Akan tetapi untuk software yang sifatnya sistem tentu perlu pengetahuan analisa kebutuhan yang mendalam dan kompleks.
Saat ini untuk sistem yang kompleks Amanah Solution dihandle oleh sistem analis yang telah berpengalaman lebih dari 7 tahun di bidang pengembangan BRB untuk perusahaan berskala internasional. Dari sana harapannya tentu hasil yang optimal mungkin.
3. Owner yang terlalu meremehkan/ mengecilkan project termasuk biayanya
Seringkali kita jumpai owner yang tidak realistis dalam mengalokasikan anggaran untuk pekerjaan implementasi sebuah software sistem informasi. Hal ini berangkat dari meremehkan pekerjaan. Hanya karena owner telah berpengalaman bertahun-tahun meng-handle bisnisnya sehingga dia menjadi sangat paham luar dalam tidak bisa serta merta mentransformasi informasi tersebut ke ke vendor.
Selain itu juga terkadang mindset bahwa vendor dianggap sebagai auditor menyebabkan mindset psikologis perlawanan terhadap vendor.
Padahal sebenarnya vendor bukanlah auditor yang bisa dengan mudah mengobok-obok internal sebuah perusahaan.
Tetapi vendor hanya bisa menuntut informasi khusus yang menjadi variabel sistem yang hendak dikembangkannya. Lebih dari itu sangat membutuhkan dukungan demi suksesnya sistem yang benar-benar menjadi tool powerful senjata rahasia kesuksesan perusahaan anda nantinya yang akan menjadi sebab unggulnya perusahaan anda di atas perusahaan lain.
5.Investasi terlalu kecil
Melanjutkan dari poin sebelumnya, tindakan meremehkan kerjaan IT sistem menyebabkan owner menginvestasikan dana yang terlalu sedikit. Tentu saja dana yang sedikit artinya nutrisi yang kecil. Sementara pekerjaan yang dilakukan cukup panjang. Hal ini menyebabkan vendor kehabisan stamina sebelum waktunya. teramat banyak kasus kejadian kegagalan implementasi sistem dikarenakan hal ini.
Dalam pengerjaan sebuah proyek tentunya ada rentang waktu dan rentang kebutuhan. Rentang kebutuhan di dalamnya ada kebutuhan fee pengerja dan biaya-biaya.
Paling mudah dalam menakar biaya produksi implementasi sistem adalah dengan membandingkannya dengan proyek arsitek atau sipil. Di sana tercantum anggaran ring variabel tertentu. Termasuk didalamnya ada pembagian tahapan pengerjaan proyek yakni proyek konsultan dan proyek kontraktor.
Pada proyek sistem harus ada blueprint yang menjadi pegangan saat proses pengembangan sistemnya nanti. Istilahnya adalah Dokumen Analisa Kebutuhan (DAK). Kesuksesan dalam membangun DAK bisa dihitung setidaknya sudah mencapai 50% kesuksesan project secara umum nantinya. Karena DAK adalah ruh penyelenggaraan proyek yang sesungguhnya.
Dia ibaratnya kalau di dunia pengembangan sipil adalah blueprint gambar kerja. Dalam dunia pengembangan sistem juga ada yakni DAK tersebut.
6. Pemahaman bahwa harga produksi disamakan dengan harga beli produk software jadian
Ini sebenarnya adalah hal yang termasuk konyol karena hampir semua orang juga tahu perbedaannya. Namun demikian ironisnya masih saja ada owner project yang melakukannya. Bahwa harga produksi disamakan dengan harga beli sebuah produk jadian.
Produk jadi artinya sudah tidak ada biaya pengerjaan. Artinya telah menginvestasikan sejumlah biaya untuk mengembangkan produk tersebut. Seperti contohnya Microsoft yang menjual produk MS word Windows, PowerPoint, MS Excel, dan lain sebagainya. Harga produk-produk software tersebut relatif terjangkau untuk skala perusahaan maupun perseorangan. Akan tetapi jika diminta untuk mengembangkan proyek software seperti itu dari awal tentu saja biayanya jutaan dolar. Jelas berbeda jauh dengan harga jual.
Dengan harga jual taruhlah hanya Rp. 1.000.000,00, dan dengan biaya produksi taruhlah satu miliar rupiah, maka vendor harus menjual setidaknya 1000 kopi untuk impas. Kopi ke 1001 dan seterusnya merupakan keuntungan untuk vendor.
7. Harga yang tidak realistis.
Poin ini merupakan kelanjutan dari poin sebelumnya gimana investasi yang terlalu kecil dan juga menyamakan antara biaya pengembangan dengan harga jual produk sebuah software.
Biasanya karena vendor tidak pengalaman, asal gepuk, tidak memahami bagaimana menghitung proyek. Keberanian menentukan harga yang terlalu murah yang tentu saja menyebabkan kan bisa kekurangan nutrisi kapanpun biasanya disusun oleh vendor yang belum berpengalaman dalam menentukan harga dan juga belum berpengalaman banyak dalam mengerjakan proyek sistem.
Paling mudah bagi anda dalam menentukan harga adalah dengan menganalogikannya dengan proyek arsitek atau sipil. Mengapa saya analogkan ke sana? Karena proyek arsitek atau sipil telah aku untuk dijadikan acuan perhitungan squad project di bidang apapun.
8. Permintaan owner yang tidak realistis
Seiring dengan project yang berjalan biasanya muncul ide-ide baru untuk penambahan fitur atau sempalan sistem. Biasanya hal ini dari ide pemikiran owner itu sendiri. Harus seperti ini harus direm tentunya karena bisa mengancam kesuksesan proyek. ibarat membangun rumah ketika proses pembangunan sudah berjalan maka kita tidak bisa seenaknya mengajukan ide untuk membongkar pondasi atau walaupun sekedar memindahkan tembok. Hal itu selain perlu penambahan biaya juga secara psikologis membuat kontraktor capek.
Namun demikian jika anda merasa aman dengan ide-ide yang keluar di benak anda saya sarankan anda untuk menuliskannya. kemudian catatan tulisan Anda ini bisa diimplementasikan untuk pengembangan sistem ke versi 2.
9. Tidak ada DAK yang jelas sebagai acuan
Hendaknya di awal-awal pengembangan sistem, fokusnya adalah pada menyusun DAK yang jelas dan tidak multi persepsi antara vendor dan owner.
Perubahan DAK yang tidak disertai penambahan biaya merupakan faktor terbesar yang menghancurkan proyek.
10. Analisa SDLC yang hanya mempertimbangkan 1 fase (Padahal ada 6 fase SDLC)
SDLC adalah (System Development Life Cycle) Biasanya orang awam hanya melihat dari fase coding. Sementara 5 fase yang lain yakni :
1. Collecting data
2. Menyusun DAK
3. Mendesain sistem
4. Coding/ pengerjaan coding (hanya fase ini yang diperhatikan)
5. Testing dan pembenahan error
6. Implementasi (instalasi dan pendampingan)
ke-5 fase yang lain di atas tidak diperhatikan maksimal. Padahal 5 fase yang lain ini menyerap biaya 5 x lebih besar daripada 1 fase tersebut.
Itulah ke-10 perangkap perangkap yang dapat menyebabkan kegagalan implementasi proyek pengembangan IT sistem. Untuk lebih jelas tak dapat mendiskusikannya secara lebih intim melalui kontak di bawah :
Whatsapp 1
Apa yang bisa kami bantu ? 
