Jasa Pembuatan
Software Manajemen
Lisensi / HAKI
Bangun sistem untuk mengelola aset kekayaan intelektual, lisensi, dokumen, kontrak, masa berlaku, approval, histori, dan reporting dalam satu pusat kontrol digital.
Jangan biarkan aset KI
hilang di antara dokumen.
Pengelolaan kekayaan intelektual dapat melibatkan banyak objek, pemilik, dokumen, kontrak, lisensi, tanggal, dan aktivitas. Ketika informasi disimpan di berbagai spreadsheet atau folder, proses pencarian dan monitoring dapat menjadi lebih sulit.
Satu sistem untuk
menghubungkan seluruh lifecycle KI.
Software manajemen lisensi / HAKI dapat dirancang sebagai pusat data untuk mencatat aset, pemilik, lisensi, dokumen, kontrak, periode, aktivitas, serta output laporan.
IP Registry
Pusat data untuk mengelola objek KI beserta atribut, status, pemilik, dan informasi pendukung.
License Control
Pencatatan pihak terkait, jenis lisensi, periode, ketentuan, dan informasi penggunaan.
Contract Archive
Pengelolaan dokumen kontrak dan informasi penting yang berkaitan dengan hubungan lisensi.
IP Dashboard
Ringkasan aset, status, periode, lisensi, aktivitas, dan laporan untuk kebutuhan monitoring.
Modul dibuat berdasarkan
lifecycle aset KI.
Struktur modul dapat disesuaikan dengan jenis organisasi, jumlah aset, proses lisensi, kebutuhan dokumen, dan pola approval.
Master IP
Master data hak cipta, merek, paten, desain industri, rahasia dagang, dan objek KI lainnya sesuai kebutuhan.
License Management
Pencatatan lisensi, pihak terkait, hak penggunaan, periode, status, dan informasi komersial.
Document Center
Pengelolaan dokumen pendukung agar informasi tidak bergantung pada folder dan spreadsheet yang terpisah.
Expiry Monitoring
Pemantauan tanggal penting dan status periode berdasarkan data yang dicatat di dalam sistem.
Approval Workflow
Alur review dan persetujuan dapat disusun berdasarkan struktur organisasi dan jenis transaksi.
Reporting
Laporan dapat dipetakan berdasarkan status aset, jenis KI, lisensi, periode, pemilik, dan kebutuhan manajemen.
Role & Permission
Hak akses dapat dibedakan antara administrator, legal, management, pemilik aset, dan pengguna lainnya.
Activity History
Histori perubahan dan aktivitas dapat dirancang agar proses pengelolaan lebih mudah ditelusuri.
Skala aktivitas KI membuat
data management semakin penting.
Data DJKI menunjukkan beragam kategori kekayaan intelektual memiliki aktivitas permohonan yang besar. Angka ini memberi konteks mengapa sistem pengelolaan internal perlu mampu membedakan objek, status, dokumen, dan aktivitas.
Dari pencatatan sampai
reporting.
Register
Masukkan objek KI dan informasi dasarnya ke dalam sistem.
Classify
Kelompokkan jenis aset, pemilik, status, dan atribut yang diperlukan.
License
Catat hubungan lisensi, pihak terkait, periode, dan ketentuan.
Document
Hubungkan dokumen pendukung dan kontrak dengan data aset.
Monitor
Pantau status, periode, aktivitas, dan perubahan data.
Report
Ubah data menjadi ringkasan dan laporan untuk kebutuhan organisasi.
Struktur ini dapat dikembangkan sesuai workflow organisasi dan tidak dimaksudkan sebagai satu-satunya model pengelolaan HAKI.
Pilih pendekatan berdasarkan
kompleksitas pengelolaan.
| Kriteria | Spreadsheet | Dokumen Terpisah | Software Custom |
|---|---|---|---|
| Master aset | Tabel | Terpisah | Database terstruktur |
| Dokumen | Link/file terpisah | Folder | Dapat dihubungkan dengan data aset |
| Workflow | Manual | Manual | Dapat dirancang |
| Reporting | Manual | Manual | Dashboard & laporan dapat disesuaikan |
| Role & permission | Terbatas | Terpisah | Dapat dikonfigurasi |
Apa yang perlu diperhatikan saat membangun software manajemen lisensi / HAKI?
Software manajemen lisensi dan HAKI bukan sekadar database. Sistem perlu mampu menggambarkan hubungan antara aset, pemilik, dokumen, lisensi, kontrak, periode, aktivitas, dan laporan.
1. Tentukan objek kekayaan intelektual yang dikelola
Organisasi dapat memiliki lebih dari satu jenis aset kekayaan intelektual. Contohnya dapat berupa hak cipta, merek, paten, desain industri, rahasia dagang, atau bentuk KI lain yang relevan dengan aktivitas organisasi.
Karena struktur masing-masing objek dapat berbeda, master data sebaiknya tidak dibuat terlalu kaku. Field yang diperlukan untuk satu jenis aset belum tentu sama dengan jenis aset lainnya.
2. Bedakan aset KI dan lisensinya
Satu aset dapat memiliki hubungan dengan satu atau beberapa aktivitas lisensi. Karena itu, desain database perlu membedakan entitas aset dari entitas lisensi agar histori dan status dapat ditelusuri dengan lebih jelas.
3. Jadikan dokumen bagian dari workflow
Dalam pengelolaan lisensi, informasi kontrak dan dokumen pendukung dapat menjadi bagian penting dari proses. Software dapat dirancang agar metadata dokumen terhubung dengan aset atau transaksi terkait, sehingga pengguna tidak hanya melihat file tetapi juga konteks file tersebut.
Untuk organisasi yang memiliki proses legal lebih luas, kebutuhan tersebut dapat dikembangkan bersama workflow dokumen. Referensi yang relevan dalam library internal adalah software legal untuk pengelolaan dokumen dan administrasi perusahaan.
4. Buat monitoring tanggal penting
Lisensi dan kontrak dapat memiliki tanggal mulai, tanggal berakhir, periode perpanjangan, atau tanggal lain yang penting bagi pengelola. Sistem dapat menyediakan status berdasarkan tanggal dan aturan yang ditentukan organisasi.
Hal yang perlu dibedakan adalah reminder sistem dengan jaminan hukum. Software membantu mengelola informasi dan workflow, tetapi tidak menggantikan pemeriksaan hukum atau keputusan pemegang hak.
5. Kelola hak akses secara eksplisit
Tidak semua pengguna harus dapat melihat atau mengubah semua informasi. Data tertentu mungkin hanya boleh diakses oleh administrator, legal, management, pemilik aset, atau pihak lain sesuai kewenangan organisasi.
Karena itu, role dan permission sebaiknya dirancang bersamaan dengan requirement bisnis, bukan ditambahkan sebagai detail terakhir.
6. Gunakan dashboard untuk menjawab pertanyaan manajemen
Dashboard sebaiknya tidak hanya menunjukkan jumlah aset. Pengelola mungkin membutuhkan informasi seperti jumlah aset berdasarkan jenis, status lisensi, periode kontrak, pemilik, atau aktivitas tertentu.
Dengan pendekatan berbasis pertanyaan, visualisasi menjadi lebih terarah dan tidak sekadar menjadi kumpulan grafik.
DJKI mencatat hingga 30 November 2024 terdapat 151.197 permohonan hak cipta, 130.253 permohonan merek, 13.614 permohonan paten, dan 6.769 permohonan desain industri. Data tersebut menunjukkan banyaknya aktivitas KI yang membutuhkan administrasi dan pencatatan, meskipun tidak berarti seluruh permohonan tersebut berada dalam satu sistem manajemen.
7. Software harus dapat berkembang bersama proses organisasi
Kebutuhan organisasi dapat berubah. Hari ini sistem mungkin hanya mengelola aset dan lisensi; pada tahap berikutnya dapat membutuhkan approval, reporting, integrasi, atau modul lain.
Karena itu, pendekatan pengembangan custom perlu diawali dengan requirement yang jelas dan arsitektur yang mempertimbangkan kebutuhan pengembangan berikutnya.
Untuk organisasi yang membutuhkan sistem informasi dengan cakupan lebih luas, halaman software universitas & SIAKAD custom juga relevan sebagai referensi ketika pengelolaan KI menjadi bagian dari ekosistem institusi pendidikan.
8. Pertimbangkan integrasi sejak tahap awal
Jika organisasi sudah memiliki sistem legal, document management, ERP, CRM, atau sistem internal lainnya, kebutuhan integrasi sebaiknya dibahas sejak discovery. Hal yang perlu dipetakan antara lain sumber data, API, autentikasi, arah sinkronisasi, dan aturan kepemilikan data.
Untuk kebutuhan integrasi dengan sistem pelanggan atau data relasi bisnis, referensi software CRM custom dapat membantu memetakan konsep hubungan data dan aktivitas.
9. Jangan menyamakan software dengan layanan hukum
Software manajemen lisensi / HAKI berfungsi sebagai alat pengelolaan data, dokumen, workflow, monitoring, dan reporting. Sistem tersebut bukan pengganti konsultan atau kuasa hukum dan tidak secara otomatis menentukan status hukum suatu aset.
Pemisahan ini penting agar requirement aplikasi tetap realistis dan tidak menghasilkan klaim bahwa software memberikan keputusan hukum secara otomatis.
Sebelum meminta pengembangan
- Jenis aset KI apa saja yang dikelola?
- Siapa pemilik atau pihak terkait?
- Data lisensi apa yang perlu dicatat?
- Apakah kontrak perlu dikelola dalam sistem?
- Tanggal dan periode apa yang perlu dimonitor?
- Siapa yang dapat membuat dan mengubah data?
- Apakah membutuhkan approval workflow?
- Laporan apa yang diperlukan management?
- Apakah sistem perlu terintegrasi dengan aplikasi lain?
- Bagaimana histori aktivitas perlu ditelusuri?