Jasa Pembuatan Software Procurement / Pengadaan Custom
Bangun sistem procurement yang mengikuti alur pengadaan perusahaan, mulai dari permintaan pembelian, approval, pemilihan vendor, purchase order, penerimaan barang hingga monitoring anggaran dan laporan.
Pengadaan sulit dikendalikan ketika proses tersebar.
Sistem procurement custom membantu menyatukan proses yang sebelumnya berjalan melalui email, spreadsheet, chat, dan dokumen terpisah.
Request pembelian tidak terpusat
Permintaan dari berbagai divisi dapat sulit dipantau ketika pencatatannya masih tersebar di banyak media.
Approval sulit dilacak
Status persetujuan dapat terlambat diketahui jika proses approval bergantung pada komunikasi manual.
Data vendor tersebar
Informasi pemasok, riwayat transaksi, penawaran, dan performa vendor dapat sulit dibandingkan secara konsisten.
Monitoring anggaran terbatas
Pengadaan perlu dikaitkan dengan budget, departemen, proyek, atau cost center agar pengeluaran lebih mudah dipantau.
Satu sistem untuk menghubungkan proses pengadaan dari awal sampai akhir.
Software procurement dapat dirancang mengikuti struktur organisasi, aturan approval, jenis pengadaan, vendor, budget, dokumen, serta kebutuhan pelaporan perusahaan.
Punya workflow pengadaan yang berbeda?
Sistem dapat dirancang berdasarkan proses procurement dan kebutuhan organisasi Anda.
Modul procurement yang bisa dibangun sesuai kebutuhan.
Purchase Request
Pengajuan kebutuhan pembelian dari user, divisi, cabang, proyek, atau unit kerja.
Approval Workflow
Approval bertingkat berdasarkan role, nilai transaksi, departemen, atau aturan perusahaan.
Vendor Management
Database vendor, informasi pemasok, histori transaksi, dokumen, dan data pendukung procurement.
Quotation & Comparison
Pengelolaan penawaran dan perbandingan vendor berdasarkan kebutuhan procurement.
Purchase Order
Pembuatan dan monitoring PO berdasarkan permintaan yang telah melewati proses persetujuan.
Receiving & Monitoring
Pantau penerimaan barang atau jasa serta status transaksi pengadaan yang sedang berjalan.
Budget Control
Hubungkan pengadaan dengan anggaran, cost center, proyek, atau departemen.
Document Management
Dokumen procurement dapat dikelola mengikuti proses dan kebutuhan akses masing-masing role.
Dashboard & Reporting
Monitoring nilai pengadaan, status approval, vendor, PO, budget, dan aktivitas procurement.
Bisa digunakan untuk berbagai pola pengadaan perusahaan.
Dari kebutuhan internal sampai pengadaan selesai.
Workflow dapat disesuaikan dengan SOP dan struktur approval perusahaan.
Request
User mengajukan kebutuhan.
Approval
Pengajuan diproses sesuai aturan.
Vendor
Vendor dan penawaran dikelola.
PO
Purchase order diterbitkan.
Monitoring
Penerimaan dan laporan dipantau.
Mulai dari workflow procurement yang sudah berjalan.
Kebutuhan modul, role, approval, integrasi, dan laporan dapat dibahas sebelum pengembangan dimulai.
Procurement manual, software generik, atau sistem custom?
Perbedaannya terutama terletak pada tingkat kontrol workflow dan kemampuan menyesuaikan sistem dengan proses internal.
| Kebutuhan | Manual / Spreadsheet | Software Generik | Software Procurement Custom |
|---|---|---|---|
| Workflow approval | Terpisah | Mengikuti fitur tersedia | Dapat disesuaikan |
| Struktur organisasi | Manual | Terbatas pada konfigurasi | Dapat dirancang sesuai kebutuhan |
| Integrasi sistem | Manual | Tergantung vendor | Dapat direncanakan sejak awal |
| Pelaporan | Rekap manual | Template bawaan | Dapat mengikuti kebutuhan laporan |
| Pengembangan lanjutan | Tidak relevan | Mengikuti roadmap produk | Dapat dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis |
Apa yang perlu dirancang dalam sistem procurement perusahaan?
Software procurement bukan sekadar aplikasi untuk mencatat pembelian. Sistem perlu menggambarkan bagaimana sebuah organisasi mengajukan kebutuhan, meminta persetujuan, menentukan vendor, menerbitkan purchase order, menerima barang atau jasa, serta mencatat informasi yang diperlukan untuk monitoring dan pelaporan.
1. Mulai dari procurement workflow
Sebelum pengembangan, alur proses perlu dipetakan terlebih dahulu. Misalnya siapa yang dapat membuat purchase request, siapa yang memeriksa kebutuhan, siapa yang memberikan approval, dan kapan procurement dapat membuat purchase order.
2. Hubungkan pengadaan dengan budget
Untuk organisasi yang memiliki kontrol anggaran, sistem dapat dirancang agar transaksi pengadaan memiliki hubungan dengan departemen, cost center, proyek, atau budget tertentu. Jika perusahaan membutuhkan pengelolaan anggaran yang lebih khusus, kebutuhan tersebut juga dapat dipertimbangkan bersama modul software budgeting custom.
3. Perhatikan integrasi
Procurement biasanya berkaitan dengan area lain seperti inventory, accounting, finance, ERP, atau sistem internal perusahaan. Karena itu, kebutuhan integrasi sebaiknya diperhitungkan sejak tahap perancangan. Untuk kebutuhan sistem bisnis yang lebih luas, pengembangan dapat diarahkan ke pendekatan ERP custom.
4. E-Procurement untuk proses yang lebih terstruktur
Untuk perusahaan yang membutuhkan proses procurement B2B lebih terstruktur, kebutuhan dapat mencakup vendor management, purchase request, quotation, approval, purchase order, dokumentasi, dan monitoring. Tersedia pula layanan terkait software E-Procurement B2B yang dapat menjadi bagian dari pembahasan kebutuhan sistem.
5. Jangan melupakan hak akses
Sistem procurement perusahaan biasanya digunakan oleh beberapa jenis user. Karena itu, role dan permission perlu dirancang agar setiap pengguna memperoleh akses sesuai tanggung jawabnya.
Pertanyaan sebelum membangun software procurement.
Beberapa hal yang biasanya perlu dipastikan sebelum pengembangan sistem dimulai.
Bangun sistem pengadaan yang mengikuti cara kerja perusahaan Anda.
Mulai dari procurement workflow, approval, vendor, purchase order, budget, integrasi hingga reporting dapat dirancang sesuai kebutuhan.